The proposal document, the following IROOMS terms and conditions form together the agreement which shall be applicable to the work carried out under this undertaking between the service provider and the customer. The following terms should therefore be read as part of such an agreement. All terms defined have the meaning given to them in IROOMS IROOMS Terms and General Conditions unless the context indicates otherwise.

  1. BILLING
    1. The basic price per page as well as the off-process services and the weekend and night work will be invoiced at the opening of the Data Room (or 14 days after the creation of the Data Room at the latest).
    2. Costs for additional pages and optional services incurred after that date will be invoiced monthly or at the latest when the Data Room closes.
    3. All travel expenses incurred by the Contractor, except those incurred to perform the normal obligations related to the Services, shall be subject to the Customer’s prior written consent.
    4. The standard scanning rates shown are based on the receipt of high-quality documents prepared in accordance with our delivery instructions at Imprima offices.
    5. File size based pricing applies to the size of the files provided to us before they have been compressed or distilled by IROOMS to improve the system usage experience.
    6. Non-page-formatted files include: Microsoft Word (.doc, .docx) files, spreadsheets with macros (.xlsm), Microsoft Excel 2007 (.xlsx) spreadsheets, Microsoft Excel spreadsheets (.mls), MPG (.mpg), Flash (.swf), Apple QuickTime Movie (.mov), MP3 (.mp3), MS Access (.mdb) files, Audio Video Interleave files Moving Picture Experts Group (.mpeg) and the Waveform Audio File (.wav) format.
    7. Week-end and night work: these tariffs apply in particular, but not exclusively, to out-of-process project management services, digitization services or in cases where additional resources are required for the performance of the work . In addition, for statutory holidays, a 50% surcharge applies to weekend rates.
    8. Schedules are accepted during the kick-off call and, if additional resources are required to achieve accelerated time-frames, this will be discussed prior to any additional costs being incurred.
    9. The time taken to account for your requests by e-mail during the week is two hours, the deadline for taking account on weekends and holidays is 4 hours.
  2. COST INCREASE
    1. As from the commencement of this Contract, the Provider may each year increase the rates in the Annex by indexing the changes in the Syntec Index and whether the Contract continues or is renewed after one year. The basic SYNTEC index, which the Customer acknowledges to be known, is the one published on the date of signature of this Contract and the variation indices used are those published on the anniversary date of the effective date. In the event that the SYNTEC index disappears or is invalid, and if a new replacement index is published, the rates set out in the Appendix will automatically be indexed to this new index and the change from the old index To the new one will be done using the necessary coefficient of connection. If no replacement index is published, The parties shall enter into an amicable agreement on the use of another equivalent index and, failing an amicable agreement, shall authorize the competent court to substitute for it any other equivalent index. The costs incurred by this procedure shall be borne equally by each of the two parties. The absence of a reference index or the delay in its publication can not authorize the Customer to delay the payment of the Services.
    2. Le Client paiera la taxe sur la valeur ajoutée et toutes autres taxes éventuellement applicables aux montants dus au titre du présent Contrat. Le Client paiera ces taxes en plus des sommes dues au titre du présent Contrat.
    3. Des pénalités de retard seront dues au Prestataire par le Client pour tout retard de paiement de tout ou partie d’une somme due à son échéance, et ce, au taux de 3 fois le taux d’intérêt légal, jusqu’à la date de paiement effectif (que ce soit avant ou après une décision judiciaire). Cette clause s’appliquera de plein droit, sans qu’il soit besoin d’accomplir de rappel de formalités ou de mise en demeure. En sus de ces pénalités de retard, le Client sera également de plein droit débiteur, à l’égard du Prestataire, d’une indemnité forfaitaire d’un montant de 40 €, voire complémentaire, pour frais de recouvrement, telle que fixée ou prévue conformément aux articles D441-5 et L 441-6 alinéa 12 du Code de commerce.
    4. Si lors d’une précédente commande, le Client s’est soustrait à l’une de ses obligations (retard de paiement notamment), le Prestataire un refus de fournir les Services pourra lui être opposé, à moins que ce Client ne fournisse des garanties satisfaisantes ou un paiement comptant. Aucune remise pour paiement comptant ou anticipé ne lui sera alors accordé.
  3. TERMINATION
    1. Chacune des Parties peut résilier le présent Contrat à tout moment par écrit avec effet immédiat à la date de réception si :
      1. l’autre Partie ne respecte pas, de manière importante ou persistante le présent Contrat et, dans le cas d’une violation importante susceptible de correction, ne la corrige pas dans un délai de sept (7) jours à compter de la notification de ladite violation qui lui aura été faite par tous moyens écrits ;
      2. l’autre Partie est en état de cessation de paiements ou soumise à une procédure de conciliation, de règlement amiable, de sauvegarde, de redressement judiciaire ou liquidation judiciaire ou si l’autre Partie est radiée du registre du commerce et des sociétés.
    2. Clauses 3.2, 4, 6.2, 6.3, 6.5, 6.7 et 6.9 survivront à la résiliation du présent Accord
  4. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET RETOUR DES DONNEES
    1. Tous les droits de propriété intellectuelle subsistant dans la Data Room ou relatifs à celle-ci (y compris le logiciel, les méthodes et le savoir-faire associés, mais à l’exclusion du contenu de tout document appartenant au Client ou à une Personne Désignée par le Client) demeurera la propriété du Prestataire ou, le cas échéant, de ses concessionnaires.
    2. A la fin du présent Contrat, le Prestataire restituera au Client ou détruira tous les documents et les données reçus du ou des Personnes Désignées par le Client, et ce, au choix du Client. Le Prestataire pourra conserver certains documents, registres ou données dans la mesure où ceux-ci seraient nécessaires au respect de ses obligations légales ou pour défendre ses droits.
  5. LUTTE CONTRE LA CORRUPTION
    1. Les deux Parties déclarent, garantissent et conviennent par la présente que, dans le cadre des Services prévus au présent Contrat et de toute question directement ou indirectement liée au présent Contrat, y compris, sans limitation, la négociation du présent Contrat et l’exécution des obligations en découlant :
      1. qu’elles n’ont pas violé, et qu’elles s’engagent à ne pas violer, une quelconque loi et réglementation applicable en matière de lutte contre la corruption, ce qui inclut notamment la loi n°2000-595 du 30 juin 2000, la loi n°2007-1598 du 13 novembre 2007, la loi n°2011-525 du 17 mai 2011) et la décision-cadre n°2003/568/JAI du 22 juillet 2003 du Conseil de l’Union européenne, ainsi que d’autres lois semblables applicables dans d’autres pays ; et
      2. qu’elles n’ont pas procédé et qu’elles s’engagent à ne pas procéder à des paiements ou à des transferts de valeur, des offres, des promesses ou à l’octroi d’un quelconque avantage financier ou autre, et à ne pas demander, consentir à recevoir ou accepter tout avantage financier ou autre, directement ou indirectement, qui viserait ou entraînerait une corruption commerciale ou une acceptation ou un consentement portant sur tout acte de corruption, d’extorsion, sur des paiements de facilitation ou sur tout autre moyen illicite ou illégitime d’obtenir ou de maintenir un avantage commercial ou financier ou encore sur l’exercice illégitime de toute fonction ou activité.
  6. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
    1. Sauf en cas de non-paiement des factures par le Client, tout litige lié ou consécutif au présent Contrat qui oppose les Parties sera en premier lieu notifié par écrit aux représentants autorisés de chaque Partie. Si un règlement amiable ne peut être obtenu par lesdits représentants autorisés dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la notification écrite dudit litige, celui-ci sera tranché par voie de médiation par une personne ou une organisation désignée d’un commun accord entre les Parties. Si un règlement amiable ne peut être obtenu par le médiateur désigné ou si les Parties ne parviennent pas à se mettre d’accord sur un médiateur dans un délai de deux (2) mois suivant la notification écrite dudit litige, les Parties pourront engager des poursuites devant des tribunaux.
    2. Aucune disposition du présent Contrat ne créera ni ne sera réputée créer un partenariat ou une joint venture, ni une relation mandant-mandataire entre les Parties.
    3. Chaque Partie reconnaît et convient que, sur demande de l’autre Partie, elle accomplira ou obtiendra l’accomplissement des actes et/ou signera ou obtiendra la signature des documents nécessaires pour donner pleinement effet au présent Contrat.
    4. Aucune Partie ne sera réputée agir en violation du présent Contrat en raison d’un quelconque retard d’exécution ou défaut d’exécution de l’une de ses obligations découlant du présent Contrat si ledit retard ou défaut est dû à un événement qu’elle ne peut raisonnablement contrôler.
    5. Si aux termes d’une décision de justice, de la loi ou réglementation, une disposition du présent Contrat est nulle ou non exécutoire, les autres dispositions du présent Contrat resteront valides et en vigueur.
    6. Tout avenant au présent Contrat ou tout changement apporté à celui-ci ne sera valable que s’il est effectué par écrit et signé par les représentants dûment autorisés de chaque Partie.
    7. Tout retard ou renonciation dans l’exécution d’une quelconque disposition du présent Contrat ne constituera, ni ne sera réputé constituer, une renonciation à l’un quelconque droit d’une Partie au titre du présent Contrat ni ne pourra compromettre d’une quelconque façon un tel droit.
    8. Notifications shall be made in writing and may be sent by post, e-mail with acknowledgment of receipt or by fax with acknowledgment of receipt to the address of the Party indicated above. They shall be deemed to be received within three (3) days of their dispatch if sent by post at the time of transmission if sent by e-mail or fax and at the time of submission by Postal services to the address of the recipient in case of registered letter with acknowledgment of receipt.
    9. Nothing in this Agreement is intended to be enforced by any person who is not a party to this Agreement.