Imprima iRooms

 

get in contact

Data room services

Data rooms services zijn een snelgroeiende niche binnen de cloud opslag industrie. Veelal bieden ze dezelfde voordelen als de publieke cloud diensten, inclusief gemak, relatief lage kosten en schaalbaarheid. Je moet in het geval van virtual data room services echter ook rekening houden met veel van dezelfde factoren als bij het kiezen van een gewone cloud service, zoals de veiligheid van de opgeslagen data. Vooral bij virtual data rooms is veiligheid van levensbelang, wat ook de reden is dat er specialisten zijn die zich hierin specialiseren. 

Data rooms

Data room services worden voornamelijk gebruikt wanneer twee ondernemingen een samenwerking (vaak een overname) overwegen. Het gebruik van data room services begint in populariteit toe te nemen. Zo worden data rooms services niet meer enkel door advocaten gebruikt die documenten rondom een overname bekijken, maar zien we het gebruik toenemen onder inkopers, accountants, senior management en een brede selectie andere mensen die goedkoop en veilig documenten willen bekijken en delen zonder hiervoor een fysieke locatie te gebruiken. 

De data room is de locatie waar alle documenten rondom een deal, de financiën en achtergrond informatie van een onderneming worden bewaard. Wanneer een fysieke data room wordt gebruikt is het simpel om te monitoren wie er in en uit gaat en wat ze eventueel wegnemen uit de data room. Een fysieke data room vereist echter wel dat iedereen die met de deal te maken heeft naar de data room toe reist. Dit leidt tot kosten die dramatisch oplopen zodra organisaties groter zijn en verschillende regio's, landen of zelfs continenten beslaan. In sommige gevallen wordt email gebruikt om de relevante documenten te delen, maar dit is onveilig en er is weinig tot geen controle over de documenten die verzonden worden. Bij belangrijke deals zijn dit soort risico's onaanvaardbaar aangezien documenten in de handen van concurrenten een onderneming grote schade toe kunnen brengen. 
 


Beveiligde opslag dankzij data room services
  

Dit is waarvoor data roomservices in het leven zijn geroepen. Een virtuele data room service staat nauwkeurige controle toe van de toegang tot de documenten die van belang zijn voor een deal. Tegenwoordig worden bijna alle deals gesloten met behulp van virtuele data rooms, ook al is er óók een fysieke data room.

Bij het gebruik van virtual data room services worden alle relevante documenten op een centrale server opgeslagen met een externe verbinding die gecontroleerde, beveiligde toegang voor de buitenwereld toestaat. Het idee van virtual data room services is dat de toegang tot de opgeslagen documenten wordt bewaakt en gecontroleerd door een administrator die bepaald wie waartoe toegang heeft. Ook worden alle handelingen die binnen de virtual data room worden uitgevoerd nauwkeurig gemonitord en opgeslagen zodat achteraf precies te zien is wie wat wanneer bekeken heeft.