Imprima iRooms

 

get in contact

Virtual data room: online bescherming


Een virtual data room (VDR) is een online opslagruimte voor informatie. De ’room, in feite een website, wordt gebruikt voor het ópslaan en delen van (vertrouwelijke, officiële) documenten. In de meeste gevallen dient de VDR vervolgens om zogenaamde 'due dilligence' processen (beter) te faciliteren. Deze vinden plaats in de aanloop naar een fusie, een bedrijfsaankoop, gesyndiceerde leningen, of transacties met betrekking tot private vermogens of durfkapitaal.

Fysieke data room
Traditioneel gezien vinden deze onderzoeken plaats in een fysieke data room of in een zogenaamd datacentrum. Dit is dus een echt bewaakt gebouw, meestal in de kantoren van de verkoper (of diens advocaten). Vaak gaat het dan om bankinstellingen. 
De virtuele data room ontstond in grote mate vanuit de wens om de kosten en omslachtigheid van onderzoeksprocedures in een fysieke context te drukken. Voor een due dilligence proces in een fysieke data room moeten tal van specialisten immers gedurende langere tijd in de buurt van het centrum verblijven. Voor bieder en verkoper is dit een kostbare aangelegenheid. 


Procedure
In tegenstelling tot de fysieke data room, biedt de virtual data room uiteraard het voordeel dat hij niet tijd- of plaatsgebonden is. Zoals gezegd is de VDR immers een beveiligde website, die dus online beschikbaar is. Bieders krijgen gecontroleerde toegang via een log in die wordt uitgereikt door de verkoper (de Deal Manager). De Deal Manager kan de toegang ook altijd weer intrekken. Bijvoorbeeld in het geval de bieder zich terugtrekt. De Deal Manager kan de Bieder beperken qua handelingen. De Deal Manager kan permissies zetten op de documenten en zo printen of delen van documenten tegengaan.

Ontwerp
Een VDR is zo dus ontworpen om dezelfde graad van beveiliging te bieden als de fysieke datakamer. De toegang wordt gecontroleerd, net als het bekijken, kopiëren en printen van de documenten in kwestie. Bovendien wordt ook hier een gedetailleerde rapportage bijgehouden van alle bezoekers en geraadpleegde (versies van) documenten. Om voor de hand liggende redenen heeft de VDR echter geen enkel van de nadelen van een fysiek datacentrum: het is (potentieel) 24/7 overal beschikbaar. Procedures en transacties kunnen zo dus veel efficiënter en goedkoper gebeuren. 

Verkopers van virtual data rooms
In 2014 waren er 241 verkopers van VDR's actief op de markt. In vijf jaar tijd werd een jaarlijkse groei van 16,7% bereikt. Er zijn steeds meer aanbieders van virtual data room services, maar weinig die al meer dan 100 honderd jaar een gevestigde naam zijn zoals Imprima.