Imprima iRooms

 

get in contact

Data rooms: een huis aan data


Data rooms of data centers zijn ruimten die gebruikt worden voor het bewaren van data. Meestal betreft het hier beveiligde of geprivilegieerde informatie. Een data room kan daarbij zowel fysiek als virtueel zijn. Hij wordt gebruikt voor vele doelen, zoals bewaren, delen en uitwisselen van documenten bij financiële, juridische en andere transacties.

Financiële wereld
In de financiële wereld is de traditionele data room een fysieke kamer waar documenten worden bewaard in een beveiligde en voortdurend bewaakte omgeving. De kamer bevindt zich meestal in de kantoren van de verkoper of diens advocaten. Meestal betreft het dan een type bank of een private equity bedrijf. Doorgaans hebben de bewaarde documenten betrekking op mergers, aankopen, fundraising, insolventie, bedrijfsherstructureringen of joint ventures (inclusief biotechnologie en procedures voor de bieding). 

Procedure
Bij dit soort transacties is het de bieder toegestaan om de fysieke data room te bezoeken. Zo kan hij de nodige documenten inspecteren. Tijdens zo'n bezoek wordt meestal slechts één bieder per keer toegelaten. Indien hij nieuwe documenten of nieuwe versies van documenten wil inkijken, moet een koerier deze speciaal binnenbrengen (als hardcopy). Wanneer het vervolgens over grote onderzoeken gaat (zogenaamde due dilligence processen) worden hiervoor vaak hele teams ingevlogen uit verschillende regio's en landen.

Virtuele data room (VDR)
Omdat er in deze onderzoeksteams meestal tal van experts zitten, werkzaam in verschillende vakgebieden, kunnen de kosten voor zo'n due dilligence onderzoek al snel erg hoog oplopen. Alle teamleden moeten immers voortdurend beschikbaar blijven in de buurt van de data room. Om de omslachtigheid en hoge kosten van de fysieke data room te vermijden ontstond dan ook de virtuele data room. Deze biedt bescherming online. 

Hoe ziet een VDR eruit?
Een virtuele data room is in feite een website met beperkte, gecontroleerde toegang. Om de site te kunnen bezoeken moet je als bieder (samen met je team) eerst een beveiligde log-on krijgen van de verkoper ('authority'). Hij of zij kan deze log on bovendien te allen tijde ongedaan maken, zeker wanneer de bieder zich terugtrekt. Aangezien veel van de vrijgemaakte informatie vertrouwelijk is, kunnen er in de VDR ook restricties gelden op het delen van documenten met derden via sharing, forwarding, kopiëren en/of uitprinten. De mogelijkheden van de bezoeker worden dus beperkt. Ook wordt er soms digital rights management ingezet om de informatie nog verder te controleren. 

Auditing
Tot slot wordt er van alle bezoekers aan de data room ook een gedetailleerd overzicht bewaard. Dit logboek wordt aangelegd omwille van juridische redenen en toont wie wanneer  welke documenten heeft gezien.