Imprima iRooms

 

get in contact

Une data room électronique pour qui ?



Certaines sociétés sont contraintes de manipuler une grande quantité de données confidentielles d'ordre juridique, social, comptable, administratif (bases de données, fichiers, contrats, marchés..) qu'elles doivent communiquer à leur clients, leurs fournisseurs ou à leurs employés. Ces données sont dématérialisées et stockées dans une data room électronique. Il s'agit d'un espace virtuel permettant aux acteurs concernés de gérer et de partager des dossiers sensibles pouvant regrouper parfois des milliers de pièces administratives.

La data room électronique est notamment utilisée à l'échelle internationale dans le cadre d'opérations d'acquisition ou de fusion. Les secteurs publics choisissent de plus en plus la dématérialisation de leurs documents, notamment dans les domaines administratifs et juridiques.


Un fonctionnement simple et des avantages certains

Les acteurs concernés accèdent à la data room électronique via un login et un mot de passe sécurisé. L'accès est ouvert pour une période donnée, en général quelques semaines. Lorsque la période de consultation est terminée, l'accès à la data room électronique est bloqué et les acquéreurs potentiels sont invités à se positionner pour entamer les négociations.

Les salles de données virtuelles sont utilisables 24h/24 et 7 jours /7. L'accès peut être limité à une simple consultation et/ou à une mise à disposition d'information. Des questions peuvent également être posées. Les réponses seront ou non communiquées à tout ou partie des consultants.

D'une manière globale, sans aborder les techniques de mise en oeuvre, on dira qu'une fois que le contenu de la data room est défini, les informations sont traduites au format électronique et stockées dans la data room électronique de manière structurée. Cette opération peut être plus ou moins longue. Elle est confiée à des prestataires extérieurs ou à une équipe interne à l'entreprise.

Une data room virtuelle offre :

- Un gain de temps et d'espace
- Une facilité d'utilisation
- Une mise à disposition des données dans un environnement sécurisé et une information identique pour tous les consultants
- Une parfaite transparence en donnant une vision globale du dossier à un éventuel acquéreur par exemple
- Un suivi rigoureux des accès. La chambre virtuelle trace toutes les informations permettant de savoir qui a consulté, quand et ce qui a été consulté.
- Une mise à jour en temps réel
- Un économie financière en évitant les frais et problèmes de logistique liés au déplacement des intervenants
- Une accessibilité 24h/24 quelle que soit la localisation mondiale du consultant. La virtual data room permet aux membres d'une équipe éloignés géographiquement d'accéder à l'information.