Imprima iRooms

 

get in contact

Un lieu de stockage virtuel


Littéralement, le terme signifie "chambre des données". Avec l'avènement d'internet et des nouvelles technologies, la chambre de stockage physique a été remplacée par un système électronique, permettant ainsi un gain de place et de temps appréciables. Les informations ainsi stockées peuvent être rendues accessibles de manière ponctuelle ou permanente. Pratique, fiable et facile d'accès, ce système électronique permet en outre de consulter les données 24h/24.

Quelle est l'utilité d'un tel système ?

- La data room est utilisée par toute société ou entreprise désireuse d'acquérir un espace de stockage pour concentrer des données confidentielles. Elle est couramment utilisée dans le cadre d'opérations de vente ou de fusion de sociétés. Les acquéreurs potentiels ont ainsi accès aux informations selon une procédure stricte sur un temps prédéfini.

- Ce système est également utilisé par les entreprises pour partager des informations ultra confidentielles avec des collaborateurs, des consultants, des équipes projet ou des experts externes.

- La data room est aussi utilisée par les entreprises pour archiver des documents importants (contrats, assurances, documents comptables etc) de manière permanente et autoriser leur accès à un nombre limité de collaborateurs.

Quels sont les avantages d'une data room ?

Réunir en un seul support des informations sensibles ou confidentielles
Réduire les coûts en adoptant le système électronique
Garantir la sécurité des données stockées
Autoriser l'accès aux personnes désignées
Offrir une capacité de stockage illimitée
Permettre l'accessibilité depuis n'importe quelle connexion, 24h/24
Permettre des mises à jour
Offrir un gain de temps appréciable pour tous les consultants
Critères pour organiser une data room

Mettre en place son propre système de stockage repose sur quelques précautions. Avant tout chose, on conseille d'estimer la quantité de documents à stocker pour permettre par la suite une indexation pertinente des données. Autre point important, la rapidité d'exécution. Quand on sait que les transactions peuvent parfois se jouer à quelques minutes, avoir accès aux informations le plus rapidement possible permet d'enchaîner les actions. Enfin, il faut aussi veiller à la pertinence des informations mises à la disposition des consultants : les documents obsolètes et les anciennes statistiques n'ont rien à faire dans une data room. La juste mesure des informations diffusées doit faire l'objet d'un calibrage soigné.