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Virtual data room

Ein virtual data room wird für ein Unternehmen immer dann interessant, wenn Daten auf unkomplizierte Weise mehreren Menschen zugänglich gemacht werden sollen. Dies ist in erster Linie beim avisierten Verkauf eines Unternehmens der Fall. Interessenten möchten schließlich alle bedeutenden Unterlagen einsehen können, um sich eine Meinung bilden zu können. Im Rahmen des Due Diligence ist ein virtual data room aus diesem Grund unerlässlich. Allerdings fungiert ein digitaler Datenraum auch zu weiteren Anlässen als nützliche Einrichtung. Dabei kann es sich unter anderem sowohl um Entwicklungs- sowie Forschungsprojekte als auch Transaktionen rund um Finanzen und Immobilien handeln, für die dann die jeweiligen Daten bereitgestellt werden. Dies geschieht aber meistens nur für eine bestimmte Zeit. Diese Befristung ist ein Merkmal vom virtual data room. Dieser spezielle digitale Datenraum ist übrigens eine Weiterentwicklung der traditionellen Datenräume. Jene waren noch lokal zu finden. So hat zum Beispiel ein Anwalt für seine Mandanten (beispielsweise Unternehmen) die entsprechenden Dokumente verwahrt. Der virtual data room verlagert dies hingegen.



Virtual data room & seine Vorteile

Virtual data rooms halten nicht nur für die Personen Vorteile parat, die Dokumente bereit stellen, sondern auch für die an den Unterlagen interessierten Parteien. Alle Beteiligten dürfen sich zunächst einmal gewiss sein, dass ein virtual data room komplett sicher ist. Qualitativ hochwertige Standards zeichnen dafür verantwortlich. Wer für die Bereitstellung eines digitalen Datenraums verantwortlich ist, der spart Kosten. Kuriere oder Kosten für die Instandhaltung entfallen und machen den virtual data room zu einer finanziell lukrativen Alternative. Wer sich für die dort platzierten Unterlagen interessiert, wird sich über die leichte Bedienung freuen. Initiatoren können zudem selbst entscheiden, wer Zugang zu den Dokumenten haben soll. Nur mit dem entsprechenden Zugriffsrecht kann der virtual data room genutzt werden.


Virtual data room – Dokumente speichern und verwalten

In einem virtual data room stellen Unternehmen normalerweise vertrauenswürdige Dokumente bereit. Dies ist dann der Fall, wenn der Betrieb verkauft werden soll und Due Diligence durchgeführt wird. Hier sind zum Beispiel Informationen über die Mitarbeiter von Interesse. Sogar noch wichtiger sind jährliche Abschlüsse und Gesellschaftsverträge. Sie geben Interessenten bedeutende Informationen über das Unternehmen. Recht wissenswert ist übrigens die Tatsache, dass sich ein virtual data room in seinem Ablauf kaum von den klassischen Datenräumen abgrenzt. Für beide Fälle wird zum Beispiel jeder einzelne Nutzer erfasst, der auf die Dokumente zugreifen möchte. Ein Zugriffsrecht ist ebenfalls sowohl beim traditionellen Datenraum als auch beim virtual data room vonnöten, um die gespeicherten Dokumente einsehen zu können.