Imprima iRooms

 

get in contact

Datenräume

Ein Datenraum erlaubt als Dokumentensammlung die Due Diligence (DD) des zu verkaufenden Unternehmens. Dieses erzeugt den Datenraum für das kaufende Unternehmen. Andere Datenräume gelten Großprojekten im Bau- oder Ingenieurswesen. In diesen Räumen tauschen Projektpartner ihre Dokumente aus, etwa Pläne und Rechnungen. Auch Besprechungsprotokolle und viele weitere Dokumenttypen existieren dort. Partner arbeiten bestimmte Dokumente nach gewissen Regeln ab.

Datenräume existieren meist an recht neutralen Orten, etwa bei Anwälten von Unternehmen. Daher existieren bisweilen auch virtuelle Datenräume zu diversen Projekten. Unüblich erscheinen hingegen Datenräume in Unternehmen, speziell bei möglichen Interessenskonflikten.

Physische Datenräume existieren als Papiersammlungen an bestimmten Orten. Diese materielle Repräsentation erscheint wegen zunehmend internationaler Transaktionen jedoch hinderlich: Räumlich verteilte Berater sowie Interessenten benötigen effizienten Zugang zu Datenräumen. Daher kommen digitale Datenräume zunehmend in Mode. Entsprechend geschützte Räume erlauben den sicheren Zugriffe auf delikate Informationen. Diese Vertraulichkeit interessiert speziell zur Due Diligence. Dazu lassen sich verschlüsselte Dokumente in digitalen Archiven strukturiert verwalten. Per Passwort geschützte Zugriffe lassen sich individuell Personen zuordnen. Außerdem erlauben digitale Räume dadurch dem Verkäufer die systematische Analyse der Käuferinteressen zur Due Diligence.

Verschiedene Sicherheitsstufen vermeiden zu hohe Transparenz von Dokumenten und Motiven. Dazu steht der grüne Datenraum allen transagierenden Parteien nach ihrer Vertraulichkeitserklärung offen. Der rote Raum öffnet sich lediglich Beratern mit berufsständischer Verschwiegenheit: Rechtsanwälte sowie Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer zählen dazu. Oft öffnen sich rote Datenräume erst zum Transaktionsende: Zu diesem Zeitpunkt noch Bietende besitzen legitime Ansprüche auf die Sichtung besonders delikater Dokumente. Zur Due Diligence interessiert also stets, welche Information wann bereit steht. Stets liegen geprüfte Jahresabschlüsse und Gesellschaftsverträge offen. Auch Personalübersichten gehören in den grünen Raum. Allgemein liegen stets alle verkaufsrelevanten Informationen nahe. Geschäftsgeheimnisse hingegen gehören in rote Räume oder bleiben verschlossen. Dazu zählen speziell Gewinne mit bestimmten Kunden.

Der Betreiber von Datenräumen identifiziert deren Nutzer vor einer Due Diligence. Diese unterschreiben die Datenraumregeln, wonach Protokolle Anwesenheit in einem Raum festhalten. Dokumente müssen in physischen Datenräumen verbleiben – auch Fotokopieren und Fotografieren verbieten sich, während Abschriften erlaubt bleiben. Diese Regeln setzt permanentes Präsenzpersonal durch.