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Data rooms – unabdingbar für den Unternehmensverkauf 

Data rooms rücken schneller in den Fokus von Unternehmen, als viele denken. Verwendung finden sie immer dann, wenn ein Betrieb verkauft werden muss. Der Sinn dahinter liegt auf der Hand: Da in data rooms alle für den Verkauf beziehungsweise Erwerb notwendigen Unterlagen, Dokumente und Fakten gesammelt sind, haben Interessenten Einsicht in diese – für die Entscheidung pro oder contra Kauf des Unternehmens – wichtigen Daten. Dieser Prozess nennt sich Due Diligence und wird im Finanzwesen sehr häufig mit DD abgekürzt. Verkäufe von Unternehmen stellen allerdings nicht den einzigen Grund für die Nutzung der data rooms dar. Vielmehr lassen sich auch Finanz- und Immobilien-Transaktionen sowie Entwicklungs- und Forschungsprojekte leichter durchführen, wenn die entsprechenden Dokumente bereitgestellt werden. Kennzeichnend für data rooms ist die gängige Praxis, dass die vertrauenswürdigen Daten in der Regel nur zeitlich befristet zur Verfügung gestellt werden. Immer häufiger greifen Kunden auf die virtuellen Datenräume zurück, die die lokalen Einrichtungen (zum Beispiel bei Anwälten) ersetzen.   


Data rooms und ihre Vorteile 

Finden data rooms in besagten Situationen Verwendung, profitieren alle Beteiligten von einer Reihe an Vorteilen. Mit am wichtigsten ist die Sicherheit, die alle hochmodernen data rooms auszeichnet. Wirksame Standards verhindern den Missbrauch der Daten. Des Weiteren sind die virtuellen Datenräume immer auch einfach zu bedienen, so dass die Installation von Software oder sogar eigens durchgeführte Seminare überflüssig sind. Da es sich um sehr sensible Dokumente handeln kann, die in data rooms bereitstehen, regeln Nutzungsrechte eindeutig, wer auf jene zugreifen darf und wer nicht. Auch im finanziellen Bereich profitieren Nutzer von Datenräumen. Insbesondere im Falle einer Auslagerung entfallen Instandhaltungskosten eines sonst notwendigen eigenen data rooms. Da Papier überflüssig ist, müssen auch keine Kuriere beauftragt werden. Schließlich steht alles in gespeicherter Form auf Servern bereit, die dann von den Interessenten selbstständig abgerufen werden können.  


Data rooms – welche Dokumente können sich in ihnen befinden? 

Normalerweise stellen data rooms streng vertrauliche Unterlagen bereit, da es sich um bevorstehende Verkäufe von Unternehmen und Ähnliches handelt. Damit mögliche Käufer wissen, auf was sie sich einlassen, sind zum Beispiel häufig Informationen über die Mitarbeiter zu finden. Auch Gesellschaftsverträge und Jahresabschlüsse, die bereits geprüft worden sind, sollten in data rooms zu finden sein. Übrigens: Der Ablauf zwischen den klassischen, lokalen Datenräumen und den virtuellen Einrichtungen unterscheidet sich kaum. Dinge wie die detaillierte Protokollierung aller auf die Dokumente Zugreifender oder im Vorfeld festzulegende Zugriffsrechte sind bei beiden Varianten zu finden. data rooms machen somit nicht nur Due Diligence erheblich einfacher.