TERMES ET CONDITIONS

Le document de proposition, les termes et conditions du service iRooms suivants forment ensembles l'accord qui sera applicable aux travaux effectués en vertu du présent engagement entre le prestataire de services et le client. Les termes suivants devront donc être lus comme faisant partie d'un tel accord. Tous les termes définis ont la signification qui leur est donnée dans les iRooms iRooms Termes et Conditions Générales à moins que le contexte ne s'y oppose.

  1. FACTURATION
    1. Le tarif de base par page ainsi que les services hors-process et le travail de weekend et de nuit seront facturés au moment de l’ouverture de la Data Room (ou 14 jours après la création de la Data Room au plus tard).
    2. Les coûts des pages supplémentaires et des services optionnels engagés après cette date seront facturés chaque mois ou au plus tard à la fermeture de la Data Room.
    3. Tous les frais de déplacement engagés par le Prestataire, à l’exception de ceux engagés pour exécuter les obligations normales liées aux Services, sont soumis à l’accord écrit préalable du Client.
    4. Les tarifs standard de numérisation indiqués sont fondés sur la réception de documents de très bonne qualité, préparés conformément à nos instructions de remise de documents et ce au sein des bureaux Imprima.
    5. La tarification basée sur la taille des fichiers s’applique à la taille des fichiers qui nous sont fournis, avant qu’ils n’aient été compressés ou distillés par iRooms afin d’améliorer l’expérience d’utilisation du système.
    6. Les fichiers non formatés par page comprennent notamment : les fichiers Microsoft Word (.doc, .docx), les feuilles de calcul avec macros (.xlsm), les feuilles de calcul Microsoft Excel 2007 (.xlsx), les feuilles de calcul Microsoft Excel (.xls), les fichiers MPG (.mpg), Flash (.swf), Apple QuickTime Movie (.mov), MP3 (.mp3), MS Access (.mdb), les fichiers Audio Video Interleave (.avi), Moving Picture Experts Group (.mpeg) et le format Waveform Audio File (.wav).
    7. Travail de week-end et de nuit: ces tarifs s’appliquent notamment, mais pas exclusivement, aux services de gestion de projet hors-process, aux services de numérisation ou dans les cas où des ressources complémentaires seraient requises pour l’accomplissement du travail. En outre, pour les jours fériés, une majoration de 50 % s’applique aux tarifs de week-end.
    8. Schedules are agreed during the kick-off call and, if additional resources are required to achieve accelerated time-frames, this will be discussed prior to any additional costs being incurred.
    9. Le délai de prise en compte de vos demandes par e-mail en semaine est de deux heures, le délai de prise en compte durant les week-ends et les jours fériés est de 4 heures.
  2. AUGMENTATION DE FRAIS
    1. À compter de la prise d’effet du présent Contrat, le Prestataire pourra chaque année augmenter les tarifs figurants en Annexe par indexation sur les variations de l'indice Syntec et ce que le Contrat se poursuive ou soit renouvelé au bout d’un an. L’indice SYNTEC de base, que le Client reconnaît connaître est celui publié à la date de signature du présent Contrat et les indices de variation retenus sont ceux publiés à la date d’anniversaire de la prise d’effet. En cas de disparition de l'indice SYNTEC ou de nullité de celui-ci, et si un nouvel indice de remplacement est publié, les tarifs figurant en Annexe se trouveront de plein droit indexé sur ce nouvel indice et le passage de l’ancien indice au nouveau s’effectuera en utilisant le coefficient de raccordement nécessaire. Si aucun indice de remplacement n’est publié, les parties se mettront d’accord amiablement sur l’utilisation d’un autre indice équivalent et, faute d'accord amiable, autoriseront le tribunal compétent à lui substituer tout autre indice équivalent. Les frais entraînés par cette procédure seront supportés pour moitié par chacune des deux parties. L’absence d’indice de référence ou le retard dans sa publication ne peut autoriser le Client à retarder le paiement des Services.
    2. Le Client paiera la taxe sur la valeur ajoutée et toutes autres taxes éventuellement applicables aux montants dus au titre du présent Contrat. Le Client paiera ces taxes en plus des sommes dues au titre du présent Contrat.
    3. Des pénalités de retard seront dues au Prestataire par le Client pour tout retard de paiement de tout ou partie d’une somme due à son échéance, et ce, au taux de 3 fois le taux d’intérêt légal, jusqu’à la date de paiement effectif (que ce soit avant ou après une décision judiciaire). Cette clause s’appliquera de plein droit, sans qu’il soit besoin d’accomplir de rappel de formalités ou de mise en demeure. En sus de ces pénalités de retard, le Client sera également de plein droit débiteur, à l'égard du Prestataire, d'une indemnité forfaitaire d’un montant de 40 €, voire complémentaire, pour frais de recouvrement, telle que fixée ou prévue conformément aux articles D441-5 et L 441-6 alinéa 12 du Code de commerce.
    4. Si lors d’une précédente commande, le Client s’est soustrait à l’une de ses obligations (retard de paiement notamment), le Prestataire un refus de fournir les Services pourra lui être opposé, à moins que ce Client ne fournisse des garanties satisfaisantes ou un paiement comptant. Aucune remise pour paiement comptant ou anticipé ne lui sera alors accordé.
  3. TERMINATION
    1. Chacune des Parties peut résilier le présent Contrat à tout moment par écrit avec effet immédiat à la date de réception si :
      1. l’autre Partie ne respecte pas, de manière importante ou persistante le présent Contrat et, dans le cas d’une violation importante susceptible de correction, ne la corrige pas dans un délai de sept (7) jours à compter de la notification de ladite violation qui lui aura été faite par tous moyens écrits ;
      2. l’autre Partie est en état de cessation de paiements ou soumise à une procédure de conciliation, de règlement amiable, de sauvegarde, de redressement judiciaire ou liquidation judiciaire ou si l’autre Partie est radiée du registre du commerce et des sociétés.
    2. Clauses 3.2, 4, 6.2, 6.3, 6.5, 6.7 et 6.9 survivront à la résiliation du présent Accord
  4. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET RETOUR DES DONNEES
    1. Tous les droits de propriété intellectuelle subsistant dans la Data Room ou relatifs à celle-ci (y compris le logiciel, les méthodes et le savoir-faire associés, mais à l’exclusion du contenu de tout document appartenant au Client ou à une Personne Désignée par le Client) demeurera la propriété du Prestataire ou, le cas échéant, de ses concessionnaires.
    2. A la fin du présent Contrat, le Prestataire restituera au Client ou détruira tous les documents et les données reçus du ou des Personnes Désignées par le Client, et ce, au choix du Client. Le Prestataire pourra conserver certains documents, registres ou données dans la mesure où ceux-ci seraient nécessaires au respect de ses obligations légales ou pour défendre ses droits.
  5. LUTTE CONTRE LA CORRUPTION
    1. Les deux Parties déclarent, garantissent et conviennent par la présente que, dans le cadre des Services prévus au présent Contrat et de toute question directement ou indirectement liée au présent Contrat, y compris, sans limitation, la négociation du présent Contrat et l’exécution des obligations en découlant :
      1. qu’elles n’ont pas violé, et qu’elles s’engagent à ne pas violer, une quelconque loi et réglementation applicable en matière de lutte contre la corruption, ce qui inclut notamment la loi n°2000-595 du 30 juin 2000, la loi n°2007-1598 du 13 novembre 2007, la loi n°2011-525 du 17 mai 2011) et la décision-cadre n°2003/568/JAI du 22 juillet 2003 du Conseil de l'Union européenne, ainsi que d’autres lois semblables applicables dans d’autres pays ; et
      2. qu’elles n’ont pas procédé et qu’elles s’engagent à ne pas procéder à des paiements ou à des transferts de valeur, des offres, des promesses ou à l’octroi d’un quelconque avantage financier ou autre, et à ne pas demander, consentir à recevoir ou accepter tout avantage financier ou autre, directement ou indirectement, qui viserait ou entraînerait une corruption commerciale ou une acceptation ou un consentement portant sur tout acte de corruption, d’extorsion, sur des paiements de facilitation ou sur tout autre moyen illicite ou illégitime d’obtenir ou de maintenir un avantage commercial ou financier ou encore sur l’exercice illégitime de toute fonction ou activité.
  6. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
    1. Sauf en cas de non-paiement des factures par le Client, tout litige lié ou consécutif au présent Contrat qui oppose les Parties sera en premier lieu notifié par écrit aux représentants autorisés de chaque Partie. Si un règlement amiable ne peut être obtenu par lesdits représentants autorisés dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la notification écrite dudit litige, celui-ci sera tranché par voie de médiation par une personne ou une organisation désignée d’un commun accord entre les Parties. Si un règlement amiable ne peut être obtenu par le médiateur désigné ou si les Parties ne parviennent pas à se mettre d’accord sur un médiateur dans un délai de deux (2) mois suivant la notification écrite dudit litige, les Parties pourront engager des poursuites devant des tribunaux.
    2. Aucune disposition du présent Contrat ne créera ni ne sera réputée créer un partenariat ou une joint venture, ni une relation mandant-mandataire entre les Parties.
    3. Chaque Partie reconnaît et convient que, sur demande de l’autre Partie, elle accomplira ou obtiendra l’accomplissement des actes et/ou signera ou obtiendra la signature des documents nécessaires pour donner pleinement effet au présent Contrat.
    4. Aucune Partie ne sera réputée agir en violation du présent Contrat en raison d’un quelconque retard d’exécution ou défaut d’exécution de l’une de ses obligations découlant du présent Contrat si ledit retard ou défaut est dû à un événement qu’elle ne peut raisonnablement contrôler.
    5. Si aux termes d’une décision de justice, de la loi ou réglementation, une disposition du présent Contrat est nulle ou non exécutoire, les autres dispositions du présent Contrat resteront valides et en vigueur.
    6. Tout avenant au présent Contrat ou tout changement apporté à celui-ci ne sera valable que s’il est effectué par écrit et signé par les représentants dûment autorisés de chaque Partie.
    7. Tout retard ou renonciation dans l’exécution d’une quelconque disposition du présent Contrat ne constituera, ni ne sera réputé constituer, une renonciation à l’un quelconque droit d’une Partie au titre du présent Contrat ni ne pourra compromettre d’une quelconque façon un tel droit.
    8. Les notifications seront effectuées par écrit et pourront être adressées par courrier, par e-mail avec accusé de réception ou par fax avec accusé de réception à l’adresse de la Partie indiquée ci-dessus. Elles seront réputées reçues dans un délai de trois (3) jours à compter de leur envoi si elles sont envoyées par la poste, au moment de leur transmission si elles sont envoyées par e-mail ou par fax et au moment de la présentation par les services postaux à l’adresse du récipiendaire en cas de lettre recommandée avec accusé de réception.
    9. Aucune disposition du présent Contrat ne vise à être appliquée par une personne qui n’est pas Partie au présent Contrat.