TERMS AND CONDITIONS*

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The proposal document, the iRooms Service Main Terms and Conditions and the following terms together form the agreement which will apply to the work performed under this engagement between the Service Provider and the Client. The following terms should accordingly be read as forming part of such agreement. All defined terms shall have the meaning given to them in the iRooms Service Main Terms and Conditions unless the context otherwise requires.

  1. INVOICING
    1. The base page fee and any out of scope services, overtime or weekend work fees appropriate will be invoiced at the time of opening the data room (or 14 days after creation of room if sooner).
    2. Any incremental page fees and additional charges after this date will be invoiced on a monthly basis or at the earlier of the closing of the data room or the expiry of the Term.
    3. Any travel costs incurred by the Service Provider, apart from those incurred in relation to the ordinary requirements of the Services, are subject to the prior written consent of the Client.
    4. All standard scanning rates quoted are based on receipt of high-quality original documents, prepared in accordance with our document delivery instructions at our London facility unless otherwise indicated.
    5. Any pricing based on file sizes relates to the size of the files supplied to us, prior to any compression or optimisation by iRooms production staff to improve user experience.
    6. Non-page-formatted files include, but are not limited to: Microsoft Word (.doc, .docx), macro-enabled workbook (.xlsm), Microsoft Excel 2007 Spread Sheet (.xlsx), Microsoft Excel Spread Sheet (.xls), MPG (.mpg), Flash (.swf), Apple QuickTime Movie (.mov), MP3 (.mp3), MS Access (.mdb), Audio Video Interleave File (.avi), Moving Picture Experts Group (.mpeg), and Waveform Audio File Format (.wav).
    7. ‘Weekend Overtime’ includes but is not limited to scanning services and out of scope services. An additional premium of 50% is applied to standard weekend overtime for Public or National holidays.
    8. Schedules are agreed during the kick-off call and, if additional resources are required to achieve accelerated time-frames, this will be discussed prior to any additional costs being incurred.
    9. Standard office hour response time to email requests is within two hours; weekend and bank holiday response time is within 4 hours. In practice we endeavour to better this.
  2. FEE INCREASES
    1. The Service Provider may increase the fees set out in the proposal document in accordance with the Consumer Price Index or such other price index as applicable in any relevant jurisdiction. The Service Provider shall provide the client with reasonable notice of such fee increases and any such fee increased shall form part of the Agreement.
    2. The Client will pay value added and all other taxes on amounts payable under the Agreement. This Client will pay such tax(es) in addition to the sums due under the Agreement.
    3. Save for any other remedy provided by Italian law, the Service Provider will charge legal interest (according to art. 1284 of the Italian Civil Code) on overdue payments from the due date until the date payment is made in full.
  3. TERMINATION
    1. Without prejudice to any provisions relating to termination or expiry of the Agreement set out in the iRooms Service Main Terms and Conditions, either party may terminate the Agreement immediately upon written notice pursuant to art. 1456 of the Italian Civil Code:
      1. if the other Party is in material or persistent breach of the Agreement and, in the event of a material breach capable of remedy, fails to remedy the breach within seven (7) days of notice of such breach;
      2. if the other Party becomes insolvent or a receiver, examiner or administrator is appointed over any part of the other Party's assets or such other Party is struck off the Register of Companies (or similar register) or an order is made or a resolution passed for winding up such other Party (unless such order or resolution is part of a voluntary scheme for the reconstruction or amalgamation as a solvent corporation and the resulting corporation remains bound under the Agreement).
    2. Clauses 3.2, 4, 6.2, 6.3, 6.5, 6.7 and 6.9 will survive termination of this Agreement.
  4. INTELLECTUAL PROPERTY AND DATA RETURN
    1. All intellectual property subsisting in or relating to the Data Room (including associated software, methods and know how, but excluding the content of any Client or Nominee documents) will remain the property of the Service Provider or where appropriate its licensees.
    2. On termination of the Agreement, the Service Provider will return or destroy all documents and data received from the Client or its Nominees, at the discretion of the Client. The Service Provider may retain documents, records or data to the extent necessary to comply with its legal obligations or to defend its legal rights.
  5. ANTI-BRIBERY
    1. Both Parties hereby represent, warrant and undertake that, in connection with the Services outlined in the Agreement, and any matter pertaining directly or indirectly to the Agreement, including without limitation the negotiation of the Agreement and the fulfilment of the obligations hereunder that:
      1. they have not violated and undertake that they will not violate any applicable anti-corruption and anti-bribery laws and other analogous legislation in other jurisdictions; and
      2. they have not and undertake that they shall not engage in the making of payments or transfers of value, offers, promises or giving of any financial or other advantage, or requests, agreements to receive or acceptances of any financial or other advantage, either directly or indirectly, which have the purpose or effect of public or commercial bribery or acceptance of or acquiescence in bribery, extortion, facilitation payments or other unlawful or improper means of obtaining or retaining business, commercial advantage or the improper performance of any function or activity.
  6. GENERAL PROVISIONS
    1. Any disputes between the Parties arising out of or in connection with the Agreement will in the first instance be notified in writing to the authorised representatives of each Party. In the event that an amicable settlement cannot be reached by such authorised representatives within one month of receiving written notice of the dispute, the dispute will be resolved by mediation conducted by a person or organisation appointed mutually by the Parties. In the event that an amicable settlement cannot be reached by the appointed mediator (arbitratore), or the Parties cannot agree on a mediator within two months of the written notice of the dispute, the Parties may proceed to take action through the courts.
    2. Nothing in the Agreement will create, or will be deemed to create, a partnership or joint venture or establish an agency relationship between the Parties.
    3. Each Party acknowledges and agrees that it will, on being required to do so by the other Party, perform or procure the performance of such acts and/or execute or procure the execution of such documents as are necessary to give full effect to the Agreement.
    4. Neither Party will be deemed to be in breach of the Agreement by reason of any delay in performing, or failure to perform, any of its obligations under the Agreement, if the delay or failure is due to any cause beyond its reasonable control (impossibilità sopravvenuta).
    5. Save for the provision of art. 1429 I paragraph of the Italian Civil Code, in the event that any provision of the Agreement is determined to be void or unenforceable by any court or by virtue of Italian law, it will be void or unenforceable to that extent only and the validity and enforceability of the other provisions of the Agreement will not be affected.
    6. No amendment or variation of the Agreement will be effective unless in writing and signed by duly authorised representatives of both Parties.
    7. No delay or forbearance in enforcing any provision of the Agreement will be, or be deemed to be, a waiver or in any way prejudice any right of a Party under the Agreement.
    8. Notices will be in writing and may be served by mail, e-mail with confirmation of delivery or facsimile with confirmation of delivery to the address of the Party as stated above and will be deemed to have arrived if sent by post within three days of posting and if sent by e-mail or facsimile at the time of transmission.
    9. No term of the Agreement is intended to be enforceable by any person who is not a Party to the Agreement.

CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO

Il presente contratto, i Termini e Condizioni Principali del Servizio di iRooms e i seguenti termini insieme costituiscono l’accordo che si applicherà al lavoro svolto nell’ambito del presente impegno tra il Fornitore dei Servizi ed il Cliente. I seguenti termini dovranno pertanto essere letti in quanto facenti parte di tale accordo. Tutti i termini definiti avranno il significato loro attribuito dai Termini e Condizioni Principali del Servizio di iRooms a meno che il contesto non richieda diversamente.

  1. FATTURAZIONE
    1. La tariffa base per pagina e le appropriate tariffe per qualsiasi servizio fuori ambito, straordinario o lavoro nel fine settimana saranno fatturate al momento dell'apertura della data room (o 14 giorni dopo la creazione della room se tale circostanza si verifica prima).
    2. Tutte le tariffe graduali per pagina e le spese ulteriori successive a tale data saranno fatturate su base mensile o alla chiusura della data room o o la scadenza del Termine, a seconda di quale delle circostanze si verifichi prima.
    3. Tutte le spese di viaggio sostenute dal Fornitore dei Servizi, con l'eccezione di quelle sostenute in relazione ai requisiti normali dei Servizi, sono subordinate al previo consenso scritto del Cliente.
    4. Tutte le tariffe per le scansioni standard riportate sono basate sulla ricezione di documenti originali di alta qualità e preparati, salvo diversamente indicato, in conformità alle nostre istruzioni di consegna documenti alla nostra sede di Londra.
    5. I prezzi basati sulle dimensioni dei file si riferiscono alle dimensioni dei file forniti a noi prima di qualsiasi compressione o ottimazione eseguita dal personale di produzione di iRooms al fine di migliorare l'esperienza dell'utente.
    6. I file non formattati per pagina comprendono, a titolo esemplificativo ma non limitativo: Microsoft Word (.doc, .docx), cartelle di lavoro con attivazione macro (.xlsm), fogli di lavoro Microsoft Excel 2007 (.xlsx), fogli di lavoro Microsoft Excel (.xls), MPG (.mpg), Flash (.swf), Apple QuickTime Movie (.mov), MP3 (.mp3), MS Access (.mdb), Audio Video Interleave File (.avi), Moving Picture Experts Group (.mpeg), e file di formato Waveform Audio (.wav).
    7. Lo "Straordinario nel fine settimana" comprende, a titolo esemplificativo ma non limitativo, i servizi di scansione e i quelli fuori ambito. Agli straordinari nel fine settimana viene applicato un premio aggiuntivo del 50% se effettuati in occasione di una festività nazionale.
    8. I prospetti vengono concordati durante la telefonata di avvio e, qualora sia necessario ricorrere a ulteriori risorse per accelerare le tempistiche, tale esigenza sarà discussa prima dell'applicazione delle tariffe aggiuntive.
    9. I tempi di risposta standard alle richieste pervenute per e-mail durante l'orario di lavoro sono di massimo due ore; durante il fine settimana e le feste nazionali i tempi di risposta sono massimo di 4 ore. Nel concreto, cerchiamo di applicare tempistiche inferiori.
  2. AUMENTO TARIFFE
    1. Il Fornitore dei Servizi può aumentare le tariffe indicate nel contratto conformemente all'Indice dei Prezzi al Consumo o a un altro indice dei prezzi applicabile nella giurisdizione pertinente. Il Fornitore dei Servizi darà al cliente un preavviso ragionevole di tali incrementi delle tariffe e qualsiasi incremento tariffario costituirà parte del presente Accordo
    2. Il Cliente pagherà la tassa sul valore aggiunto e qualsiasi altra tassa sugli importi pagabili previsti dal presente Accordo. Il Cliente pagherà tali tasse oltre agli importi dovuti previsti dal presente Accordo.
    3. Fatto salvo qualsiasi altro rimedio previsto dalla legge italiana, il Fornitore dei Servizi applicherà gli interessi legali (ai sensi dell'art. 1284 del il Codice Civile Italiano) sui pagamenti scaduti dalla loro data di scadenza fino alla data in cui tali pagamenti siano stati versati integralmente
  3. SCIOGLIMENTO
    1. Fatte salve le disposizioni relative alla risoluzione o alla scadenza dell'accordo di cui ai Termini e Condizioni Principali del Servizio di iRooms, ciascuna Parte può sciogliere immediatamente il presente Accordo, mediante comunicazione scritta, ai sensi dell'art. 1456 del il Codice Civile Italiano:
      1. se l'altra Parte è in violazione sostanziale o persistente del presente Accordo e, in caso di violazione sostanziale suscettibile di rimedio, non vi pone rimedio entro sette (7) giorni dalla notifica di tale violazione;
      2. se viene dichiarato lo stato fallimentare dell'altra Parte oppure viene nominato un liquidatore, un arbitro o un amministratore per qualunque parte dei beni dell'altra Parte, oppure se tale altra Parte è cancellata dal Registro delle Imprese (o da un registro analogo), oppure se viene emesso un ordine o viene approvata una risoluzione per la liquidazione di tale altra Parte (a meno che tale ordine o risoluzione non rientrino in un programma volontario di ristrutturazione o fusione in una società solvibile e la società risultante rimanga vincolata conformemente al presente Accordo).
    2. Le clausole 3.2, 4, 6.2, 6.3, 6.5, 6.7 e 6.9 resteranno valide dopo lo scioglimento del presente Accordo.
  4. PROPRIETÀ INTELLETTUALE E MANTENIMENTO DEI DATI
    1. La totalità della proprietà intellettuale sussistente nella, o relativa alla, Data Room (ivi compresi il software associato, i metodi e il know-how, ma escluso il contenuto dei documenti del Cliente o dei propri Nominati) resterà di proprietà del Fornitore dei Servizi o, se del caso, dei propri licenziatari.
    2. Allo scioglimento di questo Accordo il Fornitore dei Servizi dovrà, a discrezione del Cliente, restituire o distruggere tutti i documenti e i dati ricevuti dal Cliente o dai propri Nominati. Il Fornitore dei Servizi può conservare i documenti, gli atti o i dati nella misura necessaria a rispettare i propri obblighi giuridici o a far valere i propri diritti legali.
  5. ANTICORRUZIONE
    1. In relazione ai servizi di cui al presente Accordo e per tutte le questioni relative, direttamente o indirettamente, al presente Accordo, inclusi, senza limitazione, la negoziazione di questo Accordo e l'adempimento degli obblighi in virtù dello stesso, entrambe le Parti dichiarano, garantiscono e si impegnano che:
      1. non hanno violato e si impegnano a non violare le leggi anticorruzione e anticoncussione applicabili e le tutte altre normative analoghe in altre giurisdizioni; e
      2. non hanno effettuato e si impegnano a non effettuare pagamenti o trasferimenti di valore, offerte, promesse o concessione di alcun vantaggio finanziario o altro, oppure richieste, accettazioni di o accordi di ricevere qualsiasi vantaggio finanziario o altro, direttamente o indirettamente, aventi lo scopo o l'effetto di corruzione pubblica o commerciale, accettazione o acquiescenza in corruzione, concussione, pagamenti "agevolanti" o altri mezzi illeciti o impropri per ottenere o mantenere affari, vantaggi commerciali o l'espletamento improprio di qualsiasi funzione o attività.
  6. DISPOSIZIONI GENERALI
    1. Le eventuali controversie tra le Parti derivanti da o in connessione con il presente Accordo dovranno essere comunicate in primo luogo per iscritto ai rappresentanti autorizzati di ciascuna Parte. Nel caso in cui sia impossibile pervenire a una soluzione amichevole da parte dei rappresentanti autorizzati entro un (1) mese dal ricevimento della comunicazione scritta della controversia, essa sarà risolta tramite mediazione condotta da una persona o un'organizzazione nominata congiuntamente dalle Parti. Nel caso in cui sia impossibile pervenire a una soluzione amichevole da parte del mediatore nominato (arbitratore), o le parti non trovino un accordo sul mediatore entro due (2) mesi dalla comunicazione scritta della controversia, le Parti potranno adire alle vie legali.
    2. Nulla di quanto contenuto nel presente Accordo pone (o s'intende porre) in essere un rapporto di associazione o un'impresa comune, oppure stabilisce una relazione di agenzia tra le Parti.
    3. Ciascuna Parte, essendovi obbligata dall'altra Parte, riconosce e accetta di eseguire o di conseguire l'esecuzione degli atti e/o convalidare o procurare la convalida dei documenti necessari a dare piena attuazione al presente Accordo.
    4. Nessuna delle Parti sarà considerata in violazione del presente Accordo a causa di eventuali ritardi nell'esecuzione, o mancata esecuzione, dei propri obblighi conformemente al presente Accordo, qualora il ritardo o la mancata esecuzione siano dovuti a cause che vadano oltre il suo ragionevole controllo (impossibilità sopravvenuta).
    5. Fatte salve le disposizioni dell'art. 1429, comma 1 del il Codice Civile Italiano, nel caso in cui una qualsiasi disposizione del presente Accordo fosse ritenuta nulla o non applicabile da qualsiasi tribunale o ai sensi della legislazione italiana, essa sarà nulla o non applicabile esclusivamente in tale misura, mentre la validità e l'applicabilità delle altre disposizioni del presente Accordo non ne risentiranno.
    6. Nessuna modifica o variazione del presente Accordo sarà efficace se non formulata per iscritto e firmata dai rappresentanti debitamente autorizzati di entrambe le Parti.
    7. Nessun ritardo o acquiescenza nell'applicazione di disposizioni del presente Accordo sarà o potrà essere considerato una rinuncia o potrà pregiudicare in alcun modo i diritti di una Parte conformemente al presente Accordo.
    8. Le notifiche saranno effettuate per iscritto e possono essere inviate all'indirizzo della Parte come sopra indicato tramite posta, e-mail con la conferma della consegna o fax con la conferma della trasmissione; queste saranno considereranno consegnate entro tre (3) giorni dall’invio se inviate per posta e al momento della trasmissione se inviate per e-mail o fax.
    9. Nessuna condizione del presente Accordo può essere applicabile da persone che non costituiscono una delle Parti del presente Accordo.